Задължения на секретар в организацията

Ефективността на всяка организация зависи от усилията, положени от секретарите. Задълженията на секретаря включват изпълнение на общите основни, организационни и редовни офис отговорности за фирмата, различни отдели и изпълнителен директор. Те помагат при управлението на електронния фронт офис, както и при справянето с административни въпроси. Задълженията на секретарката през повечето време остават незабелязани от обществеността. Въпреки това, те играят решаваща роля в организирането и поддържането на организацията на правилния път

Ние се впускаме в мисия да покажем значението на секретарите за гладкото управление на организацията и справянето с други организационни задачи. Някои от изпълняваните роли са непознати за много хора. Ролите им отиват по-далеч от просто водене на бележки и отговаряне на телефона. Професията е извървяла дълъг път, за да стане важна за всички операции за вземане на решения в организацията.

Отговорности на секретар

Работата на секретаря се различава в зависимост от сферата. Въпреки това, те изпълняват сходни задължения от областта на медицинските, юридически до фирмени секретари. Уменията на висококомпетентни секретари са много търсени в настоящата индустрия. Често е изпълнено с натоварени работни графици и кратки срокове.

Прочетете също

Стачка на работниците в моргата в Гана - причини и последни новини

Примери за длъжности на секретар

• секретар
• Юридически секретар
• Изпълнителният секретар
• Секретар (на непълно работно време)
• Рецепционист

Какво представляват секретарските задължения?

Много хора често бъркат ролите на секретар с личен асистент. На теория обаче ролите на личния асистент са различни от тези на секретаря. Секретарят изисква силни умения и компетенции, за разлика от личния асистент. Секретарят изпълнява сложни задачи, които засягат основната дейност на организацията.

Задълженията на офис секретаря варират в зависимост от индустрията или работодателя. Професията обаче е свързана една с друга поради приликите в работните настройки. Секретарите на различни работни места изпълняват едни и същи задължения и отговорности. Това се отразява на дейността на организацията. Ето някои стандартни и основни задължения, които се изпълняват от секретарите в различни работни условия:

1. Рецепция

Що се отнася до длъжностите в общия офис, задълженията на секретарите включват оказване на помощ на новите работници и посетители при ориентирането им в организацията. Някои от типичните роли включват насочване на посетителите към подходящите отдели и офиси. Те също така показват на новите служители техните работни станции в първия им ден. Като цяло те проектират цялостния имидж на компанията чрез предлагане на световна класа и професионален прием на посетителите в офиса.

Прочетете също

Разлика между лидерство и управление

2. Изпиляване

Друга основна роля на секретарите включва управление на досиета на клиенти и работници. Те също така съхраняват създадените записи, които са критични за бъдещи справки. В примера за болнична обстановка ролята на секретарите е да представят досието на пациента по време на срещата им с медицинската сестра или лекаря. Те също го съхраняват, когато срещата е сключена. Те поставят файловете по азбучен ред и използват най-новата и опростена система за архивиране за лесно съхранение и бързо извличане.

3. Кореспонденция

Що се отнася до офис обстановката, секретарите често поддържат връзка за входящи и изходящи телефонни обаждания и кореспонденция по пощата. Те избират телефонните обаждания от клиенти, клиенти, бизнес партньори. Те също така помагат при решаването на заявките, публикувани от клиентите, или препращат клиентите за допълнителни насоки към съответния отдел. Те действат и чрез телефонни обаждания от името на ръководството, когато съобщават информацията на клиентите.

Те насрочват срещи и правят последващи запитвания. Воденето на бележки е основно умение за секретарите, особено от мениджърите. Те също така подготвят бележка или писма и проверка на имейли. Водят и протоколи по време на официални срещи.

4. Управление на документи

Документите са критични за организацията и отговорността за тяхното управление е единствено на секретаря. Това става чрез копиране на документи за изпращане по пощата или вътрешно разпространение. Документите също трябва да бъдат изпратени по факс от фирмата до клиентите, потенциалните бизнес партньори или клиенти. Те също така получават входящите факсове, докато се насочват към съответния отдел.

Те също така разпространяват документите до служителите и клиентите чрез различни форми като имейл, Excel, Word и електронни таблици. Секретарите също коригират и изготвят имейли, преди да ги изпратят на съответните канали.

5. Общи служебни задачи

Когато става въпрос за малки офиси, ролите на секретаря могат да бъдат разнообразни в изпълнение на рутинните чиновнически задачи и други свързани задачи, които подпомагат работата на другите. Това включва работата по планиране и пренасрочване на срещи, които първоначално са били отменени. Включва също поръчка на офис консумативи, водене на бележки и приготвяне на освежителни напитки за посетителите.

6. Поддръжка

Важна роля на секретаря е да предлага подкрепа на мениджъра или мениджърите в различни отдели в организацията. Въпреки че работните станции може да се различават, други са сложни или заети, за да назначите на всеки мениджърски екип личен секретар. Други работни места назначават един секретар, който да обслужва някои висши мениджъри, като само главният изпълнителен директор има личен секретар.

7. Изпълнение на ежедневните задачи

Някои от подобни задачи, които се изпълняват от секретари, са свързани с управлението на информацията. Секретарят управлява хартиената и електронната система за архивиране. Те също така обработват маршрутните пощи и работят с множество офис машини като принтери, факс машини, компютри и оборудване за видеоконференции. В други работни станции секретарите участват в приемането на диктовки и съставянето на отчети и писма.

Други също преразглеждат грубите проекти, които са написани от мениджърите. Секретарите трябва да притежават отлични и перфектни граматически и правописни умения. Те също трябва да пишат бързо и точно и да са квалифицирани, когато става въпрос за обслужване на клиенти. Те трябва да имат технически познания за работа с различни компютърни софтуерни програми, които включват бази данни, електронни таблици и графики.

Прочетете също

Курсове, местоположение и контакти на Института за спедитори на Гана

Секретарски задължения и отговорности

От секретаря се очаква да изпълнява следните отговорности;

Преди заседанията на комисията

• Определяне на стая, в която да се проведе срещата
• Среща с председателя и съгласуване на общия дневен ред на срещата
• Изпращане на известие до членовете на комисията за мястото и часа за провеждане на заседанието и съгласувания дневен ред.
• Подготовка на всички документи, свързани със срещата, най-малко една седмица преди самата среща. Документите трябва да включват също кореспонденцията от последното заседание и протокола, който е запис от предишното заседание.

По време на заседанията на комисията

• Водене на бележки на присъстващите на срещата. Също така, отбелязвайки хората, които не присъстват, но по-рано изпратиха извинение.
• Разпространяване и четене на протокола от последното заседание, като същевременно отговаряте на въпроси относно протокола и променяте протокола, когато е необходимо.
• Водене на бележки на казаното от участниците в срещата при докладване на предприетите незабавни действия. Също така, отбелязвайки решенията, взети от комисията.
• Докладване на комисията за всяко от писмата, които са били написани от секретаря, и всеки от получените отговори за предприемане на незабавни действия.

Прочетете също

Контакти и офиси на Избирателната комисия на Гана

След заседанията на комисията

• Написване на официалните протоколи от водените бележки, заснети по време на срещата, навреме за въпроса до следващото заседание на комисията
• Писане и изпращане на всяко от писмата, които комисията е поискала по-рано да бъдат разгледани.

Остава единственото задължение на секретаря да поддържа най-новите записи за следното;

• Имена, официални адреси и телефонни номера на членовете на комисията
• Имената и адресите на членовете на общността
• Срещи, на които са присъствали свързани членове на общността
• Важен контакт на съответните служители.

Какви са секретарските задължения, специфични за длъжността?

Има различни задължения, възложени на различните секретари в различните отрасли. Ето конкретните отговорности на секретарите, които се вписват в длъжностната характеристика.

Общи отговорности на секретаря

• Гарантиране, че заседанията на комисията се администрират по подходящ начин за членовете
• Гарантиране, че другите срещи като AGM и събитията също са подходящо администрирани.
• Поддържане на записите за членство, за да отговарят на текущата система
• Мониторинг на точките за действие на членовете на общността, предприети по време на срещи.

Прочетете също

Национална служба на Гана: надбавка и заплата 2020 г

Специфични отговорности на секретаря

• Планиране и подготовка на заседанията на комисиите и общото общо събрание с други и подходящото им разпределяне. Това включва планиране на датите на срещата, изпращане на известие за среща, резервиране на стаи, протоколи и други подходящи документи. Също така изготвяне на дневния ред на крайното заседание с връзка с председателя.
• Осигуряване на още една минута за заседанията на комисията. Особено когато става въпрос за закрити срещи.
• Точно записване на решенията и действията в протокола и доклада до предстоящите заседания на комисията и напредъка на действията с резултатите и решенията, формулирани по време на заседанията.
• Поддържане на точни и точни текущи записи на членството. Освен това, издаване на подновяване на известия и записване на членския внос с връзка с касиера.
• Справяне с кореспонденцията чрез писане на писма и имейли, които са били договорени по време на заседанията на комисията. Също така, обобщаване на кореспонденцията и имейлите, които са получени за следващата среща и изготвяне на подходящите отговори.
• Планиране на всяко свързано отчитане, което трябва да се направи. Това включва годишния отчет за членовете на общността.

Прочетете също

Обяснение на промоциите на Образователната служба на Гана

Общи задължения

• Гарантиране на спазването на изискванията на Company House.
• Уверете се, че заседанията на комисията се администрират и записват по подходящ начин.
• Списъкът на директорите на фирмената къща също трябва да бъде актуализиран до текущото състояние
• Уверете се, че AGM и EGM се посещават по подходящ начин и се записват
• Актуализиране на записите за членство
• Гарантиране, че годишните декларации съвпадат с регулаторните органи като подходящи в правилния формат.

Има много възможности за работа на секретари в различни сектори на икономиката. Някои от най-големите работодатели на секретарите са включени в следните сектори;

• Социално подпомагане
• Здравеопазване
• образование
• Професионални работни станции
• Религиозни организации
• Правителство и граждански общества
• Научни и технически услуги

Умения и основни компетенции на секретарите

1. Ангажимент за професионално израстване

Секретарите трябва да разберат, че професията непрекъснато се развива и следователно трябва да продължават да актуализират своите умения. Работодателите разчитат на тях непрекъснато да подобряват офис ефективността на работното място чрез техните умения. Секретарите могат да впечатлят работодателите, като удължат обучението си и потърсят други възможности за добавяне към настоящите си умения. Това продължава да расте техните професионални ценности, които са свързани с уменията в автобиографията им.

Прочетете също

Формуляр за месечен отчет на НСС за дежурство 2018г

2. Отлични комуникативни умения

По-голямата част от времето, прекарано от секретарите, е за телефон, имейли, отчети, писма и на рецепцията. Това предполага използването на първото впечатление за свикване на идеите и ценностите на цялата организация. Продължителният растеж на бизнеса зависи от това как се третират клиентите, партньорите и клиентите. Секретарите трябва да слушат клиентите, да следват указанията и да докладват обратна връзка. Трябва да има акцент върху вербалните и организационни комуникационни умения, които ви отличават от другите кандидати.

3. Отвореност към екипна работа

Секретарите трябва да са отворени за работа в екип с други отдели, за да гарантират постигането на целите на организацията. Това означава, че трябва да се прилагат иновации, сътрудничество и упорит труд. Те трябва да предприемат инициативи, за да гарантират, че подобряват ефективността на работното място.

ПРОЧЕТЕТЕ СЪЩО : Идентифицирани са още трима топ мениджъри зад Menzgold

Прочетете също

Съвети за изтегляне на формуляр за оценка на NSS 2018

Освен горните умения, секретарите трябва да притежават и междуличностни умения, да изпълняват много задачи едновременно и да обръщат внимание на детайлите. Тъй като това е доста стресираща работа, те също трябва да имат умения за управление на стреса от значителния принос на работа. Задълженията на секретаря могат да се разширяват и да се различават от различните индустрии. Има непрекъснат ръст на стойността на секретарите, което създава повече възможности.

В случай, че сте развълнувани от перспективата да работите на рецепция, бъдете готови да увеличите влиянието си върху операциите на организацията. Също така не забравяйте да научите задълженията на секретар в организация. Трябва да има повишаване на квалификацията, за да се откроите от останалите секретари. За да придобиете повече умения и компетенции в секретарската професия, препоръчваме ви да се запишете в различните курсове по администрация и секретар.

ПРОЧЕТЕТЕ СЪЩО:

• Нана Адо назначава изпълнителен секретар на решаващ брифинг за пресата
• Списък на мебелни компании в Гана 2018